निम्न का वर्णन कीजिए – नया फाइल बनाने की विधि
(1) नई फाइल बनाने की विधि (procedure to create a new file )
(2) आउटलाइन (outline)
(3) स्लाइड कलर स्कीम्स (slide colour schemes)
(4) टेक्स्ट एलाइनमेंट (text alignment)
(5) बुलेट्स (bullets)
1. नया फाइल बनाने की विधि – (procedure to create a new file ) – एक सेल्समैन के लिए स्लाइड शो तैयार करते हैं जो अपनी कंपनी के उत्पाद को फैलाना चाहता है । वह कंपनी की सूचना जैसे इसका नाम कार्यालय विवरण शाखाएं प्रबंधन कार्मिक विक्रय हेतु उत्पादों तथा शहर की शोरूम के नाम को प्रस्तुत करना चाहता है । उसके पास शोरूम तथा कर्मचारी के लिए उपलब्ध है । उपयुक्त तरीके से उन सब का प्रयोग करते हैं तथा बैकग्राउंड को आकर्षित रखते हैं । इसके लिए निम्न चरणों का अनुसरण करें –
- पावर पॉइंट को प्रारंभ करने के लिए – start programs Microsoft Power point का चयन करें ।
- माइक्रोसॉफ्ट पावरप्वाइंट खोलने के पश्चात हमें इसका स्टार्टअप डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होगा ।
- स्टार्टअप डायलॉग बॉक्स से auto content wizard रेडियो बटन का चयन करते हैं तथा Ok क्लिक करते है ।
- तत्पश्चात ऑटो कंटेंट विजार्ड (auto content wizard) डायलॉग प्रदर्शित होगा । इस डायलॉग बॉक्स से Next को क्लिक करते हैं ।
- इसके बाद ऑटो कंटेंट रिजल्ट का दूसरा डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होगा जिसमें हम प्रस्तुति की प्राकृति का निर्धारण कर सकते हैं । यहां हम Sales/Marketing का चयन करते हैं तथा बॉक्स से selling a product or service का चयन करते हैं।
- Next क्लिक करते हैं ।
- इसके पश्चात आउटपुट की प्रकृति चुनते हैं। इस उदाहरण के संदर्भ में आउटस्क्रीन प्रेजेंटेशन की उपयुक्त है ।
- तत्पश्चात अलग डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होगा । इस डायलॉग बॉक्स से presentation title टेक्स्ट बॉक्स में प्रस्तुति का शीर्षक sales promotion टाइप करते हैं टाइप करते हैं तथा दूसरे विकल्प को इच्छा अनुसार चयन करते हैं ।
- Next क्लिक करते ही फिर Finish का चयन करें। तत्पश्चात आपको विभिन्न प्रकार के स्लाइड्स पर आधारित प्रस्तुति दिखेगा ।
- स्लाइड में प्रयुक्त बदलाव करें तथा इसे प्रदर्शित करें । प्रदर्शन के लिए Slide show से view show चयन करते हैं या f5 दबाते हैं या एप्लीकेशन विंडो के नीचे Slide show बटन बटन को क्लिक करते हैं । show को एंटर ‘Key’ दबाते हुए या माउस क्लिक की सहायता से चला सकते हैं या फिर इसे स्वचालित (Automatic) भी कर सकते हैं। Show को स्वचालित करने के लिए slide show मेन्यू से slide Transition कोल करते हैं तथा Slide Transition डायलॉग बॉक्स से automatically after के चेक बॉक्स को क्लिक करते हैं तथा आवश्यकता अनुसार समय स्पिनर बॉक्स से चयन करता है ।
(2) आउटलाइंस (Outlines) – हाउ टू लाइंस प्रस्तुति के विभिन्न स्लाइड में स्लाइड के विषय वस्तु को प्रदर्शित करता है । के विषय वस्तु को देख सकते हैं तथा इसमें आवश्यकता अनुसार संशोधन भी कर सकते हैं । यह वस्तुतित : प्रस्तुति का एक व्यू (view) है जो दो पेन में विभक्त होता। बाय पन में विषय वस्तु तथा दाईं पेन में चयनित स्लाइड छोटे रूप में प्रदर्शित होता है ।
(3) स्लाइड कलर स्कीम (slide Colors scheme) – स्लाइड कलर स्कीम एक प्रकार से स्लाइड के बैकग्राउंड टेक्स्ट तथा लाइन छाया शीर्षक टेक्स्ट हाइपरलिंक इत्यादि के रंगों का समायोजन है जिसका चयन करने पर इन सभी रंगों से का समावेश स्लाइड्स में एक बार हो जाता है । इन्हें अलग से नहीं करना पड़ता है। किसी स्लाइड में कलर स्कीम जोड़ने के लिए Format मेन्यूस Slide Colour Scheme का चयन करते हैं। फल स्वरुप कलर स्कीम डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होता है यहां Colour Scheme से उपयुक्त कलर स्कीम का चयन कर Apply या Apply to All का चयन कर इसे क्रमांक चयनित स्लाइड्स पर या प्रस्तुति के सभी स्लाइड्स पर लागू करने के लिए करते हैं ।
(4) टेक्स्ट एलाइनमेंट (Text Alignment) – पावर पॉइंट में प्रेजेंटेशन बनाते समय स्लाइड्स में टेक्स्ट का उपयोग होता है जिसे हम आसानी से व्यवस्थित कर सकते हैं इसके लिए सर्वप्रथम संबंधित टेक्स्ट बॉक्स टेक्स्ट का चयन करें जिसे एलाइनमेंट करना है । उसे क्लिक करें तब टेक्स्ट का एलाइनमेंट हो जाएगा ।
(5) बुलेट्स (Bullets) – किसी भी स्लाइड्स में उपस्थित सूची के अवयवों का चयन करके formatting toolbar पर कंफर्म बटन को क्लिक करके Bullets को बनाया या जोड़ा जा सकता है। इसके द्वारा Text के बायीं और बुलेट का चिन्ह तथा इंडेंट स्वत: लग जाता है। यह कर फॉरमैट मेनू से बुलेट एंड नंबरिंग विकल्प का चयन करके भी किया जा सकता है ।